Datenschutzerklärung

Der Schutz deiner Daten ist uns wichtig. Diese Website ist bewusst datensparsam gebaut: keine externen Tracker, keine Werbung, keine Social-Media-Plugins.

Verantwortlicher

VielRespektStiftung, Rottstr. 24–26, 45127 Essen, info@vielrespektstiftung.de

Hosting

Diese Website wird auf einem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Nürnberg) betrieben. Im Rahmen des Website-Betriebs findet keine Datenübermittlung in Drittländer statt.

Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Zugriffsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browsertyp). Diese Daten dienen dem sicheren und stabilen Betrieb sowie einer anonymen Statistik, werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach kurzer Zeit gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies

Für Besucher:innen der Website setzen wir keine Cookies und keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein. Nur wer sich aktiv anmeldet, erhält ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie: zum einen im internen Redaktionsbereich (Login unter /admin), zum anderen im Buchungsportal für registrierte Organisationen. Diese Cookies ermöglichen ausschließlich die Anmeldung und die Absicherung von Formularen (CSRF-Schutz), enthalten keine Tracking-Funktionen und werden beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung ungültig. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung des jeweils genutzten Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Schriftarten

Alle Schriftarten sind lokal auf unserem Server gespeichert und werden von dort ausgeliefert. Es werden keine Google Fonts oder andere externen Schrift-Dienste geladen; beim Seitenaufruf entsteht keine Verbindung zu Dritten.

Keine externen Dienste

Diese Website nutzt kein Google Maps, kein Google reCAPTCHA und keine Plugins oder Buttons von Facebook, Instagram, X/Twitter oder anderen Netzwerken. Es werden keine Daten an solche Anbieter übertragen.

Raumanfrage-Formular

Wenn du das Anfrageformular nutzt, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse und optional Verein/Initiative, Wunschraum, Wunschtermin, Personenzahl, benötigte Ausstattung, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage. Die Daten werden in unserer Datenbank gespeichert und per E-Mail an die Stiftung sowie als Eingangsbestätigung an dich versendet. Der E-Mail-Versand erfolgt über unseren Postfach-Anbieter united-domains AG (Starnberg, Deutschland). Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung deiner Anfrage bzw. unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Zum Schutz vor automatisiertem Spam nutzen wir ein für dich unsichtbares Feld (Honeypot) und eine kurze Zeitprüfung – kein externer Captcha-Dienst.

E-Mail-Korrespondenz und Zuordnung zur Akte

Wenn du uns schreibst oder wir dir antworten, verarbeiten wir den Inhalt dieser E-Mails (Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Nachrichtentext, Zeitpunkt), um dein Anliegen zu bearbeiten und den Verlauf nachvollziehbar zu halten. Unser Postfach liegt bei united-domains AG (Starnberg, Deutschland).

Damit die Korrespondenz zu einer Anfrage oder einer nutzenden Organisation auffindbar bleibt, überträgt unser System E-Mails aus diesem Postfach automatisiert in unsere Verwaltungssoftware und ordnet sie anhand der E-Mail-Adresse der zugehörigen Anfrage bzw. Organisation zu. Dabei gilt:

• Es werden keine Anhänge übernommen und es findet keine Volltext-Auswertung oder inhaltliche Analyse statt – die Zuordnung erfolgt ausschließlich über die E-Mail-Adresse.
• Lässt sich eine E-Mail keiner Anfrage und keiner Organisation zuweisen, bleibt sie ohne Zuordnung; unser Team kann sie von Hand zuordnen. Es wird niemals automatisch ein neuer Datensatz zu einer Person oder Organisation angelegt.
• Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt: die Zuordnung ändert weder den Bearbeitungsstand deines Anliegens noch löst sie eine Maßnahme aus. Festgehalten wird lediglich, wann erstmals geantwortet wurde – als interne Kennzahl unserer Reaktionszeit.

Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung deines Anliegens bzw. die Durchführung des Nutzungsverhältnisses sowie unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Vorgangsbearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Organisations-Konten und Buchungsportal

Organisationen, die regelmäßig Räume nutzen, erhalten auf Wunsch ein Konto für unser Buchungsportal. Dafür verarbeiten wir: Name der Organisation, E-Mail-Adresse und Name der Ansprechperson(en), Zugangsdaten (das Passwort speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash) sowie die über das Portal angelegten Buchungen (Raum, Zeitraum, Personenzahl, Anlass) und deren Verlauf inklusive Check-in und Check-out vor Ort. Diese Daten nutzen wir zur Verwaltung der Raumnutzung, zur Abstimmung mit der Organisation und – bei kostenpflichtiger Nutzung – zur Abrechnung. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Foto-Dokumentation beim Check-out

Beim Check-out einer Raumnutzung kann der Raumzustand mit Fotos dokumentiert werden. Die Fotos zeigen den Raum, nicht die anwesenden Personen, und dienen ausschließlich der Dokumentation des Übergabezustands (etwa bei Beschädigungen oder Reinigungsfragen). Sie werden auf unserem Server in Deutschland gespeichert und nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Raumübergabe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anmeldung im internen Bereich (Google)

Die Anmeldung unseres Teams im internen Verwaltungsbereich erfolgt über Google-Konten unserer Organisation (Google Workspace, Anbieter: Google Ireland Limited, Dublin). Dabei werden Anmeldedaten (E-Mail-Adresse des Team-Kontos, Zeitpunkt) zwischen unserer Website und Google ausgetauscht. Das betrifft ausschließlich Mitarbeitende und Beauftragte der Stiftung – nicht Besucher:innen der Website und nicht Nutzer:innen des Buchungsportals. Eine Übermittlung in Drittländer kann bei Google nicht ausgeschlossen werden; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Raumanfragen: 24 Monate nach Eingang, danach werden personenbezogene Angaben anonymisiert (statistische Eckdaten bleiben ohne Personenbezug erhalten)
• In die Verwaltungssoftware übernommene E-Mail-Korrespondenz: 24 Monate nach Eingang bzw. Versand der jeweiligen E-Mail; danach werden Adressen, Betreff und Nachrichtentext entfernt
• Buchungsdaten: personenbezogene Klartexte 24 Monate nach der Nutzung
• Foto-Dokumentation Check-out: 90 Tage
• Anliegen/Störungsmeldungen (Tickets): 24 Monate nach Erledigung
• Technische Änderungsprotokolle des Systems: 36 Monate
• Daten mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. Abrechnungen) bleiben davon unberührt und werden in der Buchhaltung nach den gesetzlichen Fristen aufbewahrt

Datensicherung

Unsere Systeme werden regelmäßig gesichert. Sicherungskopien werden verschlüsselt und automatisch turnusmäßig überschrieben. Werden Daten gelöscht oder anonymisiert, kann die Löschung in Sicherungskopien bis zu 14 Tage nachlaufen; eine Wiederherstellung erfolgt nur zur Behebung technischer Störungen, dabei erneut eingespielte, eigentlich gelöschte Daten werden wieder gelöscht.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wende dich dafür an info@vielrespektstiftung.de. Es besteht zudem ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, www.ldi.nrw.de.

Stand: 12. August 2026